La imagen que encabeza este artículo, ilustra el objetivo de esta propuesta y todas las que hemos puesto a su consideración. Pretendemos contribuir a estimular y facilitar el proceso de organización vecinal como Asociación de Colonos de Residencial del Parque.
Si alguien tiene alguna mejor idea u observación sobre lo que se debe hacer, la incluimos o modificamos, ésta es una sugerencia de ruta crítica de trabajo para saber lo que debemos hacer como siguiente etapa en el proceso que ya comenzamos.
Es necesario, dejar muy claro, que EL FUTURO DEL FRACCIONAMIENTO ES RESPONSABILIDAD DE TODOS, NO DE UNOS CUANTOS INVOLUCRADOS EN LA MESA DIRECTIVA Y LOS COMITÉS.
A la larga, la plusvalía, servicios y logros obtenidos, nos beneficiará a todos los que vivimos en este lugar. El apoyo de cada uno de los vecinos es primordial para el logro de los objetivos.
Partimos de las premisas..
LOS
COLONOS QUIEREN: Que se cuide, mejore y mantenga en buen estado el fraccionamiento, se embellezca el entorno de la colonia y se busque la armonía y
sana convivencia entre los vecinos de los condominios que conforman Residencial del Parque.
QUE
ESPERAN OBTENER: Que todos los colonos vivan en paz, tranquilos, con
seguridad y que aumente la plusvalía de sus propiedades.
Que exista una figura jurídica, legalmente constituida, transparente en su desempeño, que represente sus intereses, buscando siempre el bien común, ante cualquier instancia pública o privada implicada o que afecte de alguna manera, el buen funcionamiento de la comunidad en el fraccionamiento.
¿Qué debemos hacer para cumplir con las espectativas?
Una vez que los condominios aceptaron adherirse a una Asociación de Colonos, debemos hacer una invitación a vecinos interesados en integrarse en la mesa directiva.
Idealmente, es útil tener claras las habilidades necesarias para desempeñar los puestos en la mesa directiva y empatarlas con las habilidades de los vecinos dispuestos a participar, para proponerles que se desempeñen en el puesto donde sus conocimientos y experiencia faciliten el ejercicio del mismo.
ALGUNAS HABILIDADES DE LOS INVOLUCRADOS QUE SE DEBEN DEFINIR
- PRESIDENTE
- SECRETARIO
- TESORERO
- VOCALES
- COMITÉS
ETC:
Es
decir, cuando se conforma la planilla de candidatos voluntarios, se hace un perfil de los
interesados para ver en que puesto quedaría mejor su participación para que se
desenvuelvan con comodidad y les sea más fácil administrar el tiempo que dedicarán al fraccionamiento.
PLAN DE “SERVICIOS”
Es necesario crear una comisión de vecinos que realicen la siguiente labor:
A) DIAGNÓSTICO:
- Hacer un padrón de la colonia, identificando la ubicación de los condominios y el número total de casas en cada uno
- Conseguir cualquier documento relativo a la construcción, funcionamiento y operación del fraccionamiento
- Hacer una encuesta sobre los servicios que se requieren en el fraccionamiento
- Levantar un censo de cómo se recibe la colonia. Identificar las deficiencias descubiertas en cada condominio atribuíbles a la constructora
- Identificar las áreas comunes del fraccionamiento y realizar un padrón de servicios requeridos para dar mantenimiento y seguridad a esas zonas
- Hacer un cálculo del monto de aportación por casa, que se necesitará para el financiamiento de los servicios identificados
Con
el punto A) sabremos dónde estamos parados, de dónde vamos a partir y a
donde vamos a llegar, qué imagen o concepto tiene el colono de la
asociación
B) IMPLEMENTAR ESTRATEGIAS:
B1) Transcribir la información obtenida en el lugar diseñado para ello. ( forma diseñada para computadora)
B2) Analizar y sacar conclusiones de la información obtenida
B3) Hacer plano de la colonia: Para que nos ayude a visualizar la información obtenida.
B4) Diseñar forma y apoyándose con plano para sintetizar y escribir conclusiones.
B5) Presentar conclusiones y propuesta de trabajo a los vecinos, empleando el Blog RESIDENTES, las redes sociales de la Asociación y en asamblea general ordinaria.
B6) Crear base de datos de los colonos
B8)
Conseguir y transcribir a el BLog el nombre, dirección, horario,
oficina, contacto, función y como se debe presentar el oficio para
realizar un tramite, de todas las dependencias del gobierno, Municipio,
ayuntamiento que tengan que ver para lograr nuestro objetivo.
B9) Subir al Blog RESIDENTES El Reglamento, Estatutos, Reglamento de vigilancia (ya tenemos en línea, propuestas de estos lineamientos) y Reglamento interno de la Directiva (aún no lo tenemos, si alguien aporta ideas sobre esto, son bienvenidas)
B10)
Diseñar, idealmente en Excel, un sistema operativo y administrativo
del manejo del dinero, e inventario de los bienes de la colonia.
B11) Hacer listado de TODAS las actividades que realiza la asociación
B12) Identificar el equipo material y humano para lograr nuestro objetivo
- Listado del equipo con que se cuenta
- Listado del equipo que se requiere conseguir
B13)
- Definir lugar día y hora de juntas
- Crear metodología de trabajo de las juntas
- Repartir tareas
- Repartir comités
B14)
Escribir en la pagina los tramites y requisitos que se deben cumplir
para no transgredir las leyes, para realizar todas las actividades que
tenga que realizar la asociación.
B15) Diseñar el complemento de cómo se va a trabajar para lograr el objetivo.
B16) Como se van a manejar las quejas, reclamos y sugerencias.
B17) Sacar nuestro punto de equilibrio económico.
B18) Diseñar nuestro Cronograma
B19) Elaborar el organigrama de la asociación
B20) OBJETIVOS:
- Tener implementado el sistema operativo y organizativo de la asociación antes de la primera asamblea general ordinaria.
- Tener el censo, encuesta y como se recibe la colonia, antes de la primera asamblea general ordinaria.
- Tener
los principales puntos o los más críticos en la pagina ( contabilidad,
inventario, sistema contable y primeras acciones a desarrollar ) antes
de la primera asamblea general ordinaria.
B21) Elaborar indicadores ( que se están logrando los objetivos)
B22) METAS LEGALES
- Realizar una segunda Asamblea con el objeto de crear la mesa directiva y el Comité de Vigilancia:
1 Presidente (a), 1 Secretario (a),
1 Tesorero (a), 2 vocales y sus respectivos suplentes. Hacer una lista de Asistencia, la cual debe ser firmada por
al menos el 75% de los propietarios o por las personas que habitan la casa.
Esta lista debe contener a todos los
nombres de los propietarios del fraccionamiento o colonia. Se debe levantar un Acta de Asamblea donde se
asienten los acuerdos y compromisos establecidos.
- Con el Acta de Asamblea, la Lista de Asistencia y el Reglamento de Administración y Operación, se debe acudir ante un Notario Público para que él Protocolice la Asamblea de Colonos y con ello dar formalidad jurídica a la Asamblea.
- El Notario deberá entregar una Escritura Pública donde se manifieste que que por medio de la misma, se protocoliza la realización de la Asamblea. En esta Escritura se menciona los nombres de los propietarios y suplentes del Comité de Vigilancia, así como las fechas de inicio y terminación de las funciones del Comité de Vigilancia, los acuerdos y compromisos que se tomaron y el Reglamento de Administración. La Escritura Pública se deberá registrar en el Registro Público de la Propiedad del Estado.
- Acudir al las oficinas Municipales para registrar la Asociación de Colonos ante la Dirección de Participación Ciudadana o en la dependencia encargada de registrar y atender a las Asociaciones. Normalmente solicitan en el Ayuntamiento una copia de la Escritura Pública de la Protocolización de la Asamblea
METAS OPERATIVAS
- Negociar con la constructora que cumpla con el proyecto que nos vendió, tal como lo estableció en los folletos de ventas
- Negociar con la CEA un estudio de evaluación de la calidad de las instalaciones hidráulicas del fraccionamiento y encontrar solución a las deficiencias identificadas
- Exigir a la constructora que limpie el camino de la servidumbre de paso, cierre la entrada pública al mismo y ponga una puerta de acceso en cada condominio al cual se le da servicio a través de esta infraestructura
- Exigir áreas verdes mínimas acorde con lo establecido en el Código Urbano del Estado de Querétaro
- Lograr: Que se cuide, mejore y mantenga en buen estado la
colonia, se mejore el entorno del fraccionamiento y se busque la armonía y la
sana convivencia de los vecinos.
- Lograr: Que todos los colonos vivan en paz, tranquilos, con seguridad y que aumente la plusvalía de sus propiedades
- Cumplirle a los colonos satisfactoriamente sus expectativas para que con estos resultados, la cuota a la Asociación esté plenamente justificada
C) MOTIVACION: ( de cada integrante )
- Escribir en una hoja de papel cual es el la razón que tiene de estar en la mesa directiva
- Que lo motiva a estar en la mesa directiva
- Que tiempo quiere o puede dedicarle a la asociación ( tiempo con calidad )
- Que actividad está dispuesto hacer dentro de la asociación
- Que otra ayuda está dispuesto hacer a favor de la asociación y de su colonia.
- Esta dispuesto a seguir y respetar una cadena de mando.
- Esta consciente que al aceptar el puesto, acepta una responsabilidad que debe cumplir de la mejor manera posible a su alcance.
- Estar consiente de que se debe desarrollar un pleno sentido de
pertenencia (es decir, tener claro que estás dentro de un equipo de trabajo por un fin común, en beneficio de tu familia y tu patrimonio
).
D) CONOCIMIENTO: ( de cada integrante )
D1) Datos generales: ( como si fueras a pedir un empleo )
D2) Conocimiento del cargo a desarrollar
D3) Entrenamiento o experiencia del cargo a desarrollar
D4) Requieres Capacitación
E) RECURSOS:
E1) Humanos
- 1
presidente, 1 secretario, 1 tesorero, 4 vocales, 7 substitutos de los
anteriores, 1 comisario, 1 supervisor, 1 recursos humanos, 1 secretaria,
4 jardineros, 4 barrenderos, 2 pintores, 1 todologo, 3 vigilantes y 30 encargados de comités (más o menos, esto habría que definirlo en función del diagnóstico inicial)
E2) Equipo:
- Listado del equipo con que se cuenta: En que condiciones se encuentra
- Listado del equipo que se requiere conseguir : Presupuesto para adquirirlo
E3) Materiales que se requieren para operar
- Presupuesto de materiales para poder operar.
E4) Capital económico que se tiene
- Abrir una cuenta bancaria
- Definir los procedimientos de cobro, establecer la forma de como se deben solucionar los problemas.
MONTO PARA INICIAR:
- Calcular el dinero que se requiere para operar durante seis meses.
- Nota: En el supuesto de que quisiéramos arrancar con todo el personal y equipo que se requiere desde el principio.
- Sabiendo cuánto dinero se necesita el día que lo estemos
percibiendo ese día ya podríamos contratar a todo el personal y comprar
todo lo que se requiera.
G) FINANCIAMIENTOS:
- De la cuota de los colonos
- De percepciones por otros eventos
- De aportaciones especiales
- Nafinsa
- Del ayuntamiento
- Patrocinios
- Donativos
H) ACTUAR
LOGRAR LA META
OJO:
SI NOSOTROS SEGUIMOS HACIENDO DE LA MISMA MANERA LO QUE HASTA AHORA
HEMOS HECHO NO OBTENDREMOS MAS DE LO QUE HASTA AHORA HEMOS OBTENIDO...
